B2B-E-Rechnungsstellung in Belgien 2026: Was Fabory Kunden wissen müssen

19-05-2025

Eine strukturierte elektronische Rechnung unterscheidet sich von einer per E-Mail versendeten PDF-Rechnung. Sie enthält Rechnungsdaten in einem strukturierten Format, das direkt zwischen kompatiblen Buchhaltungs- oder ERP-Systemen ausgetauscht und automatisch verarbeitet werden kann.

Peppol ist das in Belgien verwendete Standardnetzwerk für den sicheren Austausch strukturierter elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen. Alternative konforme strukturierte Formate oder Übertragungsmethoden können möglich sein, wenn beide Parteien zustimmen und die geltenden Anforderungen erfüllt sind.

Für wen gilt die belgische E-Rechnungspflicht?

Die Verpflichtung gilt für nahezu alle in den Anwendungsbereich fallenden B2B-Transaktionen zwischen belgischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen.

Sie gilt im Allgemeinen nicht für Rechnungen an Privatverbraucher. Unternehmen, die überwiegend an Verbraucher verkaufen, müssen jedoch möglicherweise trotzdem strukturierte elektronische Rechnungen von ihren Geschäftslieferanten empfangen können.

Unternehmen sollten ihre individuellen Mehrwertsteuer- und Rechnungsstellungspflichten mit ihrem Buchhalter, Steuerberater oder anhand der offiziellen belgischen Leitlinien zur E-Rechnungsstellung prüfen, wenn sie unsicher sind, ob die Vorschriften für eine bestimmte Transaktion gelten.

Wie strukturierte E-Rechnungsstellung und Peppol funktionieren

Die strukturierte elektronische Rechnungsstellung ermöglicht es, Rechnungsinformationen direkt zwischen den von Lieferanten und Kunden verwendeten Systemen zu übertragen.

Peppol bietet ein standardisiertes und sicheres Netzwerk, über das kompatible Buchhaltungs- und ERP-Systeme diese Informationen austauschen können.

Für Unternehmen kann die strukturierte elektronische Rechnungsstellung mehrere betriebliche Vorteile bieten, darunter:

• Weniger manuelle Dateneingabe
• Weniger Fehler bei der Rechnungsverarbeitung
• Schnellere Rechnungsbearbeitung
• Mehr Möglichkeiten zur Automatisierung
• Effizienteres Dokumentenmanagement
• Verbesserte Abstimmung zwischen Buchhaltungssystemen

Reicht eine PDF-Rechnung weiterhin aus?

Für Transaktionen, die unter die belgische B2B-E-Rechnungspflicht fallen, reicht eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung allein nicht mehr aus.

Die erforderliche Rechnung muss als strukturierte elektronische Rechnung ausgestellt werden, die von der kompatiblen Software des Empfängers automatisch verarbeitet werden kann.

Eine PDF-Kopie kann weiterhin zur besseren Lesbarkeit oder aus praktischen Gründen bereitgestellt werden, ersetzt jedoch nicht die strukturierte elektronische Rechnung, wenn die gesetzliche Verpflichtung gilt.

Was passiert, wenn Ihr Unternehmen nicht konform ist?

Unternehmen, deren Transaktionen unter die belgische B2B-E-Rechnungspflicht fallen, müssen strukturierte elektronische Rechnungen senden und empfangen können.

Die belgischen Behörden gewährten in den ersten drei Monaten des Jahres 2026 eine einführende Toleranzfrist für Unternehmen, die nachweisen konnten, dass sie rechtzeitig angemessene Schritte zur Einhaltung der Vorschriften unternommen hatten. Diese Einführungsphase ist inzwischen abgelaufen.

Unternehmen, die sich bezüglich ihrer Verpflichtungen unsicher sind, sollten die neuesten offiziellen belgischen Leitlinien konsultieren oder mit ihrem Buchhalter oder Steuerberater sprechen.

Was sollten belgische Unternehmen jetzt tun?

Unternehmen, die unter die belgische B2B-E-Rechnungspflicht fallen, sollten sicherstellen, dass ihre Buchhaltungs-, Rechnungsstellungs- oder ERP-Software strukturierte elektronische Rechnungen senden und empfangen kann.

Für viele Unternehmen bedeutet dies die Nutzung einer Software, die mit dem Peppol-Netzwerk verbunden ist. Ihr Anbieter für Buchhaltungssoftware, ERP-Systeme oder Ihr Buchhalter sollte bestätigen können, ob Ihr aktuelles System Peppol unterstützt und welche Konfiguration möglicherweise erforderlich ist.

Unternehmen sollten außerdem sicherstellen, dass die für die elektronische Rechnungsstellung verwendeten Lieferanten- und Kundendaten korrekt und aktuell sind.

Fabory Belgium und Peppol

Fabory Belgium unterstützt die strukturierte elektronische Rechnungsstellung über Peppol und kann Rechnungen sowie anwendbare Gutschriften über das Netzwerk versenden.

Wenn Ihr Unternehmen der belgischen B2B-E-Rechnungspflicht unterliegt, stellen Sie sicher, dass Ihr Rechnungsstellungs- oder Buchhaltungssystem für das Senden und Empfangen strukturierter elektronischer Rechnungen konfiguriert ist.

Wenn Sie spezifische Fragen zum Empfang von Fabory Rechnungen über Peppol haben, kontaktieren Sie bitte unser Rechnungsteam.

Wo Sie aktuelle offizielle Leitlinien finden

Die belgischen Anforderungen an die E-Rechnungsstellung und die technischen Leitlinien können sich mit der Weiterentwicklung des Systems ändern. Unternehmen sollten daher bei der Beurteilung ihrer Verpflichtungen stets die neuesten offiziellen Informationen heranziehen.

Besuchen Sie die offiziellen belgischen Leitlinien zur E-Rechnungsstellung für aktuelle Informationen über strukturierte elektronische Rechnungsstellung, Peppol, Softwareanforderungen und B2B-Verpflichtungen.