Fakturowanie elektroniczne B2B w Belgii w 2026 roku: co klienci Fabory powinni wiedzieć

19-05-2025

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna różni się od faktury PDF wysyłanej pocztą elektroniczną. Zawiera dane faktury w ustrukturyzowanym formacie, który może być bezpośrednio wymieniany pomiędzy kompatybilnymi systemami księgowymi lub ERP i automatycznie przetwarzany.

Peppol jest standardową siecią używaną w Belgii do bezpiecznej wymiany ustrukturyzowanych faktur elektronicznych pomiędzy przedsiębiorstwami. Alternatywne zgodne formaty ustrukturyzowane lub metody dostarczania mogą być możliwe, jeżeli obie strony wyrażą zgodę i zostaną spełnione obowiązujące wymagania.

Kogo dotyczy belgijski obowiązek fakturowania elektronicznego?

Obowiązek dotyczy prawie wszystkich objętych zakresem transakcji B2B pomiędzy belgijskimi przedsiębiorstwami podlegającymi VAT.

Zasadniczo nie dotyczy faktur wystawianych konsumentom prywatnym. Jednak przedsiębiorstwa, które sprzedają głównie konsumentom, nadal mogą być zobowiązane do odbierania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych od swoich dostawców biznesowych.

Przedsiębiorstwa powinny sprawdzić swoje indywidualne obowiązki dotyczące VAT i fakturowania u księgowego, doradcy podatkowego lub w oficjalnych belgijskich wytycznych dotyczących fakturowania elektronicznego, jeśli nie mają pewności, czy przepisy mają zastosowanie do konkretnej transakcji.

Jak działają ustrukturyzowane fakturowanie elektroniczne i Peppol

Ustrukturyzowane fakturowanie elektroniczne umożliwia bezpośredni przepływ informacji z faktur pomiędzy systemami używanymi przez dostawców i klientów.

Peppol zapewnia ustandaryzowaną i bezpieczną sieć umożliwiającą kompatybilnym systemom księgowym i ERP wymianę tych informacji.

Dla przedsiębiorstw ustrukturyzowane fakturowanie elektroniczne może zapewnić kilka korzyści operacyjnych, w tym:

• Mniej ręcznego wprowadzania danych
• Mniej błędów przy przetwarzaniu faktur
• Szybsze przetwarzanie faktur
• Więcej możliwości automatyzacji
• Bardziej efektywne zarządzanie dokumentami
• Lepsze uzgadnianie danych pomiędzy systemami księgowymi

Czy faktura PDF nadal wystarcza?

W przypadku transakcji objętych belgijskim obowiązkiem fakturowania elektronicznego B2B faktura PDF wysłana pocztą elektroniczną nie jest już sama w sobie wystarczająca.

Wymagana faktura musi zostać wystawiona jako ustrukturyzowana faktura elektroniczna, która może być automatycznie przetwarzana przez kompatybilne oprogramowanie odbiorcy.

Kopia PDF może nadal być dostarczana w celu ułatwienia odczytu lub dla wygody, ale nie zastępuje ustrukturyzowanej faktury elektronicznej tam, gdzie obowiązuje wymóg prawny.

Co się stanie, jeśli Twoja firma nie spełnia wymagań?

Od przedsiębiorstw, których transakcje podlegają belgijskiemu obowiązkowi fakturowania elektronicznego B2B, oczekuje się możliwości wysyłania i odbierania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.

Belgijskie władze stosowały w pierwszych trzech miesiącach 2026 roku wstępny okres tolerancji dla przedsiębiorstw, które mogły wykazać, że podjęły w odpowiednim czasie rozsądne działania w celu zapewnienia zgodności. Ten okres wstępny już się zakończył.

Przedsiębiorstwa, które nie mają pewności co do swoich obowiązków, powinny zapoznać się z najnowszymi oficjalnymi belgijskimi wytycznymi lub skonsultować się ze swoim księgowym bądź doradcą podatkowym.

Co belgijskie przedsiębiorstwa powinny zrobić teraz?

Przedsiębiorstwa objęte belgijskim obowiązkiem fakturowania elektronicznego B2B powinny upewnić się, że ich oprogramowanie księgowe, do fakturowania lub ERP może wysyłać i odbierać ustrukturyzowane faktury elektroniczne.

Dla wielu przedsiębiorstw oznacza to korzystanie z oprogramowania połączonego z siecią Peppol. Dostawca oprogramowania księgowego, dostawca ERP lub księgowy powinien być w stanie potwierdzić, czy obecny system obsługuje Peppol i jaka konfiguracja może być wymagana.

Przedsiębiorstwa powinny również upewnić się, że informacje o dostawcach i klientach wykorzystywane do fakturowania elektronicznego są prawidłowe i aktualne.

Fabory Belgium i Peppol

Fabory Belgium obsługuje ustrukturyzowane fakturowanie elektroniczne za pośrednictwem Peppol i może wysyłać faktury oraz odpowiednie faktury korygujące za pośrednictwem tej sieci.

Jeżeli Twoja organizacja podlega belgijskiemu obowiązkowi fakturowania elektronicznego B2B, upewnij się, że system fakturowania lub księgowy jest skonfigurowany do wysyłania i odbierania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.

Jeśli masz pytania dotyczące konkretnie otrzymywania faktur Fabory przez Peppol, skontaktuj się z naszym zespołem ds. fakturowania.

Gdzie znaleźć aktualne oficjalne wytyczne

Belgijskie wymagania dotyczące fakturowania elektronicznego i wytyczne techniczne mogą się zmieniać wraz z rozwojem systemu. Przedsiębiorstwa powinny zatem korzystać z najnowszych oficjalnych informacji podczas oceny swoich obowiązków.

Zapoznaj się z oficjalnymi belgijskimi wytycznymi dotyczącymi fakturowania elektronicznego, aby uzyskać aktualne informacje na temat ustrukturyzowanego fakturowania elektronicznego, Peppol, wymagań dotyczących oprogramowania i obowiązków B2B.