B2B-e-facturatie in België in 2026: wat Fabory-klanten moeten weten

19-05-2025

Een gestructureerde elektronische factuur is anders dan een PDF-factuur die per e-mail wordt verzonden. De factuur bevat factuurgegevens in een gestructureerd formaat dat rechtstreeks kan worden uitgewisseld tussen compatibele boekhoud- of ERP-systemen en automatisch kan worden verwerkt.

Peppol is het standaardnetwerk dat in België wordt gebruikt om gestructureerde elektronische facturen veilig tussen bedrijven uit te wisselen. Alternatieve conforme gestructureerde formaten of verzendmethoden kunnen mogelijk zijn wanneer beide partijen hiermee instemmen en aan de toepasselijke eisen wordt voldaan.

Voor wie geldt de Belgische e-facturatieverplichting?

De verplichting geldt voor vrijwel alle B2B-transacties die binnen het toepassingsgebied vallen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen.

De verplichting geldt doorgaans niet voor facturen die aan particuliere consumenten worden uitgereikt. Bedrijven die voornamelijk aan consumenten verkopen, moeten echter mogelijk wel gestructureerde elektronische facturen van hun zakelijke leveranciers kunnen ontvangen.

Bedrijven moeten hun individuele btw- en facturatieverplichtingen controleren bij hun accountant, belastingadviseur of aan de hand van de officiële Belgische richtlijnen voor e-facturatie als zij niet zeker weten of de regels op een specifieke transactie van toepassing zijn.

Hoe gestructureerde e-facturatie en Peppol werken

Gestructureerde elektronische facturatie maakt het mogelijk om factuurinformatie rechtstreeks uit te wisselen tussen de systemen die door leveranciers en klanten worden gebruikt.

Peppol biedt een gestandaardiseerd en beveiligd netwerk waarmee compatibele boekhoud- en ERP-systemen deze informatie kunnen uitwisselen.

Voor bedrijven kan gestructureerde elektronische facturatie verschillende operationele voordelen bieden, waaronder:

• Minder handmatige gegevensinvoer
• Minder fouten bij factuurverwerking
• Snellere factuurverwerking
• Meer mogelijkheden voor automatisering
• Efficiënter documentbeheer
• Betere afstemming tussen boekhoudsystemen

Is een PDF-factuur nog voldoende?

Voor transacties die onder de Belgische B2B-e-facturatieverplichting vallen, is een PDF-factuur die per e-mail wordt verzonden op zichzelf niet langer voldoende.

De vereiste factuur moet worden uitgereikt als een gestructureerde elektronische factuur die automatisch door de compatibele software van de ontvanger kan worden verwerkt.

Een PDF-kopie kan nog steeds worden verstrekt voor leesbaarheid of gemak, maar vervangt de gestructureerde elektronische factuur niet wanneer de wettelijke verplichting van toepassing is.

Wat gebeurt er als uw bedrijf niet aan de regels voldoet?

Bedrijven waarvan de transacties onder de Belgische B2B-e-facturatieverplichting vallen, moeten gestructureerde elektronische facturen kunnen verzenden en ontvangen.

De Belgische autoriteiten hanteerden gedurende de eerste drie maanden van 2026 een introductieperiode met tolerantie voor bedrijven die konden aantonen dat zij tijdig redelijke stappen hadden genomen om aan de regels te voldoen. Deze introductieperiode is inmiddels afgelopen.

Bedrijven die niet zeker zijn van hun verplichtingen, moeten de meest recente officiële Belgische richtlijnen raadplegen of contact opnemen met hun accountant of belastingadviseur.

Wat moeten Belgische bedrijven nu doen?

Bedrijven die binnen het toepassingsgebied van de Belgische B2B-e-facturatieverplichting vallen, moeten ervoor zorgen dat hun boekhoud-, facturatie- of ERP-software gestructureerde elektronische facturen kan verzenden en ontvangen.

Voor veel bedrijven betekent dit het gebruik van software die met het Peppol-netwerk is verbonden. Uw leverancier van boekhoudsoftware, ERP-leverancier of accountant moet kunnen bevestigen of uw huidige systeem Peppol ondersteunt en welke configuratie eventueel nodig is.

Bedrijven moeten er ook voor zorgen dat de leveranciers- en klantgegevens die voor elektronische facturatie worden gebruikt correct en actueel zijn.

Fabory Belgium en Peppol

Fabory Belgium ondersteunt gestructureerde elektronische facturatie via Peppol en kan facturen en toepasselijke creditnota’s via het netwerk verzenden.

Als uw organisatie onder de Belgische B2B-e-facturatieverplichting valt, zorg er dan voor dat uw facturatie- of boekhoudsysteem is geconfigureerd om gestructureerde elektronische facturen te verzenden en ontvangen.

Als u specifieke vragen heeft over het ontvangen van Fabory-facturen via Peppol, neem dan contact op met ons facturatieteam.

Waar vindt u actuele officiële richtlijnen?

De Belgische vereisten voor e-facturatie en technische richtlijnen kunnen veranderen naarmate het systeem zich verder ontwikkelt. Bedrijven moeten daarom bij het beoordelen van hun verplichtingen altijd de meest recente officiële informatie raadplegen.

Bekijk de officiële Belgische richtlijnen voor e-facturatie voor actuele informatie over gestructureerde elektronische facturatie, Peppol, softwarevereisten en B2B-verplichtingen.